Алфавитная книга записи обучающихся, являясь основой первичного учета, ведется в каждом общеобразовательном учреждении директором или одним из его работников по поручению директора и под его ответственность. Книга хранится как документ государственного значения и при смене директора общеобразовательного учреждения передается по акту. В книгу записываются все обучающиеся общеобразовательного учреждения. Ежегодно список пополняется записью обучающихся нового приема. Обучающиеся заносятся в список в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи обучающегося в книге является одновременно номером личной карты обучающегося.